これだけやれば大丈夫！「電子帳簿保存法改正対応」

本記事は、電子帳簿保存法対応にできるだけ手間も費用もかけたくない（かけられない）、小規模事業者の方、個人事業主の方を対象としています。

いくつかの要件が緩和されました！

主な改正点

1. 「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」の対象となる帳簿の範囲の見直し（希望者対象）
2. スキャナ保存に関する要件緩和（希望者対象）
3. 電子取引データ保存に関する要件緩和、猶予措置（関係全者対象）

そもそも、「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」とは？

つまり、過少申告加算税に縁がない場合は、気にしても仕方がないことです。

紙で受領した書類をスキャンして保存する場合の要件が緩和されます。 ただし、そもそも紙の書類をスキャンして保存することは必須ではなく「希望者のみ」が実施するものですので、そもそも希望しない場合は、そのまま従前通り紙で保存しておけば問題ありません。

前提として、電子帳簿保存法の対象となる帳簿書類等の種類と保存方法を、整理しておきます。

これは前図の「オリジナルの電子データ」③に関するものであり、全ての法人、個人事業主が対応しなければなりません。

まず、令和４年度税制改正で措置された「宥恕（ゆうじょ）措置※」は、適用期限（2023年12月31日）をもって廃止されました。
※電子取引データを印刷して紙で保存すること。2023年12月31日までに印刷した子取引データは、2024年１月１日以後も、保存期間が満了するまで、印刷した書面を保存し続け、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば、改めて電子化する必要はありません。

その代わり、新たな「猶予措置」が設けられます。

次の2つの要件をいずれも満たしている場合には、改ざん防⽌や検索機能など保存時に満たすべき要件は不要となり、電子取引データを「単に保存しておく」だけでよいとされました。

• 保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要）
• 税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めに応じることができるようにしている場合（ダウンロードも印刷も可能であること）

要するに、所轄税務署長が「相当の理由がある」と認める場合は、「電子データをただ保存しておくだけでよい」、ということです。面倒なリネームや、索引簿の作成なども不要ということです。
ただし、この「相当の理由がある」がどのような場合かについては、明確ではありませんので、注意が必要です（情報があり次第、追記します）。

検索機能の全てを不要とする措置（改ざん防止に関する措置は必要です）の対象者が見直され、次のとおりとなります。

• 基準期間(２課税年度前)の売上高が「5,000万円以下」である保存義務者（以前は「1,000 万円以下」の保存義務者）
• 「電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている保存義務者」

これにより、小規模事業者、個人事業主ではほとんどの場合、「検索要件」が不要となります。つまり、「改ざん防止装置」として「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成して、それに沿った運用をしておけば、リネームなどは不要で「電子データをただ保存しておくだけでよい」ということになります。

※この見直し内容は、2024年１月１日以後にやり取りする電子取引データについて適用されます。

上記の対象者のどちらにも該当しない場合は、「対応方法」以下をお読みいただき、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の作成と、「ファイルの命名規則の徹底」を行ってください。

いろいろな記事や動画で改正ポイントが紹介されていますが、大事な事はたった一つです。

電子で受け取ったもの、送ったものは、電子のまま保存すること

これだけです。
送ったものは見落としがちですので、こちらも忘れないように保存しておいてください。送った形（PDFなど）で保存します。

メールに添付されて送られてきたPDFファイルの請求書や領収書、ECサイト（Amazonや楽天などのほか、アスクルやラクスル、その他ネットショップを含みます）からダウンロードした請求書、領収書などは、印刷してファイリングしたりせず、そのままデータとして保存しておく必要があるというだけです。

紙で送られてきた請求書や領収書は、従来どおり紙で保存しても問題ありませんし、スキャンして保存しても問題ありません。スキャンして保存する場合は、後で紹介する参考資料にある「スキャナによる電子化保存規程」を用意しておきましょう。

国税庁の電子帳簿保存法関係資料を読むと、対応がとても大変なように思えてきますが（読むだけでも非常に大変ですが）、小規模事業者や個人事業主は、次のことだけ対応すれば大丈夫です。

タイムスタンプだとか、対応している会計ソフトだとかのことは考えなくても大丈夫です。

また、ディスプレイ、プリンタ等を備え付けるという要件については、ディスプレイがないという事態は想定できませんが、プリンタについては、「近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができれば、プリンタを備え付けているものと取り扱って、差し支えありません※」とされています。
※電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】 令和４年６月 国税庁

そもそも、小規模事業者や個人事業主が同じシステムを長期間使い続けるかは見通しが不明瞭ですし、システムを変えるときに前のデータをきちんと移行できるか、移行期間において平行運用が必要な期間と費用はどのくらいか…を考えるだけで頭が痛くなってきます。ですので不確実な未来について考えるのはやめて、押さえるところだけ押さえれば良いのです。

• 「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の作成
• 「ファイルの命名規則の徹底」

具体的には、

だけです。

ファイルは下図のようにフォルダ分けしておけば、より分かりやすくなります。

これで、電子帳簿保存法改正への対応は完了です。

参考資料

電子帳簿保存法の内容が改正されました～令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要～（令和５年４月）（PDF/521KB）

電子帳簿保存法が改正されました（令和３年12月改訂）(PDF/1,216KB)

規程等のサンプル

参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁 (nta.go.jp)

国税庁のパンフレット

電子取引データの保存方法をご確認ください（令和３年12月改訂）（PDF/804KB）

はじめませんか、帳簿書類の電子化！（令和３年11月）（PDF/1,276KB）

はじめませんか、書類のスキャナ保存！（令和３年11月）（PDF/1,373KB）

詳しく知りたい方向けの情報

電子帳簿保存法関係｜国税庁 (nta.go.jp)

No.5930　帳簿書類等の保存期間及び保存方法｜国税庁 (nta.go.jp)